Installation av Fortnox Affärssystem

Beroende på din butiksstorlek kanske nedan information inte är relevant för dig. Här kan du läsa vad som ingår i de olika butiksstorlekarna.
Om du är osäker på vilken butiksstorlek du har, kontakta vår support.

Hur kommer jag igång med integrationen av Fortnox Affärssystem i min webbutik?

Nedan finner ni en guide hur ni skall aktivera Fortnox integration med din webbutik och veta vilka inställningar samt uppgifter som behöver hanteras för att integrationen skall fungera.

1. Vad behöver jag för att kunna integrera min webbutik med Fortnox Affärssystem?
2. Vad bör jag tänka på innan jag aktiverar Fortnox kopplingen?
3. Nyttiga tips
4. Aktivering utav integrationen mellan Fortnox Affärssystem och webbutik
   
5. Inställningar i Starweb
6. Övrig information

1. Vad behöver jag för att kunna integrera min webbutik med Fortnox Affärssystem?

Det kan skilja sig något vid uppstart beroende på om ni redan är befintlig Fortnox kund utan webbutik hos Starweb, befintlig Starweb kund utan Fortnox Affärssystem eller helt ny i båda systemen. 

Börja med att läsa igenom information om Fortnox Affärssystem priser samt vad systemet kan erbjuda er verksamhet på vår hemsida i länkarna nedan.

 Allmän information och priser om Fortnox Affärssystem hittar du här.

I länken nedan så finner ni information om Fortnox olika licenser/program som ni behöver välja mellan för att kunna använda kopplingen. I första hand så behöver ni ha Fortnox integration sen krävs det att ni väljer mellan Offert och Order eller Fakturering hos Fortnox för att butiken och affärssystemet skall synkronisera informationen emellan varandra.

Starwebs koppling mot Fortnox har en månadskostnad. Läs mer här för information om kostnader. Utöver denna kostnaden tillkommer kostnader från Fortnox, för mer information om dessa kostnader kontakta Fortnox. 

Här kan du läsa mer om Fortnox via deras hemsida. 

* För aktuellt pris, kontakta Fortnox.

2. Vad bör jag tänka på innan jag aktiverar Fortnox kopplingen?

I samband med att man vill aktivera kopplingen mellan Starweb och Fortnox så finns det funktioner som påverkar hanteringen i admin. Det första valet man behöver göra är att bestämma sig för vilket system som skall var styrande och det kan vara avgörande för vilka behov och krav ni har för er verksamhet. 

Oavsett vilket system ni har som styrande så får ni automatiska orderflöden som sparar tid och slipper nästan all manuell hantering. Det innebär tex att ni kan göra orderförändringar i efterhand som uppdateras automatiskt även på ordern i Fortnox, beloppet i Klarna/Svea betalningen och frakthandlingarna i Unifaun samt Ongoing lagersystem. Detta ställer ni in under ert betalsätt, frakt- och affärsystemets inställningar i Starweb.

Varför skall ni välja att Starweb skall vara det styrande systemet?

• Ni kan smidigt duplicera, importera, exportera och uppdatera era produkter med tex nya priser och lagersaldo från admin i Starweb med en CSV-fil. (kräver att ni har import/exportverktyget aktiverat i Starweb).
• Det är smidigare att hantera produktvarianter när Starweb är det styrande systemet då Fortnox inte stödjer variantartiklar. 

Varför skall ni välja att Fortnox skall vara det styrande systemet?

• Önskar ni att använda Fortnox Lager modul så krävs det att Fortnox är det styrande systemet för att kunna utnyttja fördelarna med lagermodulen i Fortnox med inleveranser m.m.
  Här finner ni mer information om Fortnox Lager modul.
• Oavsett om ni väljer Fortnox eller Starweb som styrande så får ni automatiska orderflöden.
• Fortnox stödjer inte produktvarianter men from 20201210 så har vi uppdaterat Fortnox kopplingen där ni kan nu välja att kunna sammanfoga sina produkter från Fortnox i Starweb. Följ gärna vår guide hur ni sammanfogar era artiklar i Starweb här.

3. Nyttiga tips!

Innan ni sätter igång synkningen dvs lägger in API nyckeln i Starweb så läs nedan.

- Ni som har en komplett produkt och lagersaldo information uppdaterad i Starweb och vill använda er utav Fortnox Lager och skall synka över den informationen till Fortnox bör ni välja Starweb som styrande vid första synkning oavsett om ni vill ha Fortnox som styrande. Detta beror på att om ni inte gör det så kommer inte lagersaldot att synkas över och artiklarna blir inte satta som Lagervara. Då får ni manuellt aktivera detta i Fortnox på varje enskild artikel.

- Om ni inte har lagt in alla era produkter i Starweb men har alla era produkter i Fortnox så kan ni synkronisera över dessa först genom att välja Fortnox tillfälligt som styrande system och sedan ändra det till Starweb när synkningen av produkter är klar i Starweb. För att kunna ändra tillbaka till Starweb som styrande, så kontakta Starwebs support för hjälp. (se kontaktuppgifter längst ner)

- Har ni sedan innan ett komplett kundregister i Fortnox så finns det några saker att tänka över. För att inte ni skall få dubbletter på era kunder när dessa skapar ett konto i Starweb så vill vi informera er om hur systemet fungerar när er kund lägger en order i Starweb första gången. Nedan ser ni tre regler som styr  om det skapas en ny kund i Fortnox eller kopplas samman med kundkortet i Fortnox. Allting bygger på E-postadressen då det kan finnas flera beställare i ett företag och skall kunna få unika inloggningar av säkerhetsskäl. Vill man kontrollera detta innan kunden kan lägga sin första order så behöver ställa in att kunderna måste skapa ett konto för att bli kund i Starweb. Detta ställer ni in under Inställningar - Kassa och Kundvagn - Skapande av kundkonto i kassan - Krav på inloggning i butiken genom kundkonto (ifall ni har butiksstorlek Platinum). Skulle det även vara så att er kund önskar att fakturan skall skickas till en annan E-postadress så behöver ni skapa ett extra fält för "E-postadress för faktura" eller något passande som kunder måste fylla i. Den mejladressen lägger ni sedan in på kundens konto i Fortnox under Faktureringsuppgifter - E-dokument - Kopia, se bild nedanför Regler.

Regler:
Finns det någon kund i Fortnox med samma e-postadress
Om e-postadressen redan finns registrerad på ett kundkonto i Fortnox antas detta vara samma kund (eftersom e-postadressen måste vara unik i båda systemen).

Finns personnummer/orgnummer + adress eller efternamn
Om det finns en kund i Fortnox med samma person/orgnr. och har samma adress eller efternamn antas detta vara samma kund.

Finns efternamn + adress
Om det finns en kund i Fortnox med samma efternamn + adress antas det vara samma kund.

- Om ni önskar ha tillvalet Fortnox Lager licens som ger er full kontroll på lagersaldon och lagervärde så stödjer Starweb det. Under inställningar - Fortnox Affärssystem i Starweb så bockar ni i "Använd Fortnox lagersystem (Kräver lagermodulen i Fortnox) som bilden visar nedan.

 

4. Aktivering utav integrationen mellan Fortnox Affärssystem och webbutik

Följ instruktionerna nedan beroende på vilket skede ni är i:

Om ni inte är befintlig kund hos Fortnox så börja med att kontakta Fortnox och berätta att ni använder Starweb e-handel och önskar använda Fortnox som affärssystem samt behöver lägga till licensen Integration och övriga licenser som ni önskar använda. Därefter kan ni följa stegen nedan.

Kontrollera att ni har en licens för antingen Fakturering eller Offert & order som krävs för synkroniseringen av information skall fungera mellan systemen. Ni kan även ha tillvalen för bokföring men det är inget måste. Se prisuppgifter i länken ovan under rubriken "Vad behöver jag för att kunna integrera min webbutik med Fortnox Affärssystem"

 

- Steg 1. Kontakta Starweb support för att få Fortnox affärssystem aktiverat. 

- Steg 2. Logga in i Starweb Admin > Inställningar > Fortnox affärssystem > Klicka på "Få auktoriseringskod och verifieringskod

 

 

-Steg 3. Ni hamnar nu på Fortnox inloggningsida där ni uppger först användarnamn och sedan lösenord.

 

 

-Steg 4. Ni kommer nu bli ombedda att acceptera behörigheter för Fortnox-Starweb . Klicka på Godkänn behörigheter

 

 

- Steg 5. Ni hamnar nu tillbaka på Starweb admin och med koderna ifyllda i fälten "Fortnox auktoriseringskod" & "SWS verifikationskod" -  gör eventuellt ändringar ni behöver annars klicka sparar nere till höger.

- Steg 6. Klicka inställningar- fortnox affärssystem igen. Är knappen "Ange en ny Oauth2..." satt till NEJ då är kopplingen utförd. 

 

5. Inställningar i Starweb

1. När ni lagt in API koden i Starweb och sparat så gå tillbaka in i Fortnox för att dubbelkolla så att er integrations status nu är aktiverad. Är status Aktiverad för er integration så kan ni gå tillbaka till Starweb och slutföra inställningarna för kopplingen där.
2. Inställningarna som behöver göras i Starweb finner du under Inställningar - Fortnox Affärssystem. För att komma åt alla inställningar så behöver ni klicka på "Visa på skärmen" och bocka i Avancerat som finns längst upp till vänster.

3. Besluta nu vilket system som skall vara den styrande kopplingen mellan systemen. Det finns tre alternativ ni kan välja mellan. Det är antingen Starweb, Fortnox samt Ingen synkning av produkter utan endast Kunder och ordrar synkroniseras från Starweb till Fortnox, se bilden nedan.

   Fördelen med att ha Starweb som styrande, ger er en optimal hantering av produkter och order m.m. som gör det smidigare och enklare att uppdatera era artiklar snabbt.

   

4. När ni valt vilket system som skall vara styrande så behöver ni ställa in nedanstående delar som berör Inställningar, Fortnox prislistor och Fortnox försäljningskonto. (Inställningarna på bilden ovan utgår från att man valt Starweb som styrande system, så det kan skilja sig mellan vilka inställningar som visas). 

A) Om ni önskar att lagersaldot skall uppdateras i Fortnox så välj JA.

B) Vill ni tillåta uppdateringar av existerande Fortnox order så välj JA.

C) Önskar ni skicka med extra orderinformation som kommentar på ordrarna så välj JA.

D) Tillåt sammanfogning av produkter i Starweb, välj JA om ni önskar kunna göra detta trots att ni valt Fortnox som styrande.

E) Skicka med Produktnamn vid produktuppdatering, välj JA eller NEJ.

F) Använd Fortnox lagersystem (Kräver lagermodulen i Fortnox), se till så att ni har köpt till licensen i Fortnox innan ni aktiverar denna funktion. För att kunna visa flera lagerställen så krävs det att ni har köpt till Lagerlicensen hos Fortnox. (För att hantera flera lagerställen så kan ni läsa detta i vår artikel "Flera lagerställen med Fortnox" här.)

G) Välj sedan om ni önskar att exportera era beställningar till Fortnox som Faktura eller order. Tänk på att detta är kopplat till vilken licens ni valt i Fortnox. (Faktura eller Order och offert)

H) Redovisa beställningar i Fortnox: Välj mellan Exkl. moms eller Inkl. moms. Lämpligast är att välja samma för båda systemen så det inte uppstår problem mellan systemen. 

I) Har man valt att exportera beställningarna till Fortnox som faktura så kan ni även fylla i antal dagar som är förfallodatum på fakturan. Har ni valt att exportera beställningar som Order så lägger ni antal dagar för leveransen efter Fakturadatum. Skickas beställningen samma dag så skriv noll.

J) Vill ni använda er utav Kostnadsställe för beställningar från butiken så behöver ni ställa in detta även i Fortnox. Detta är inget man måste fylla i om man inte använder funktionen i Fortnox. 

 

FORTNOX PRISLISTOR

Här behöver ni göra inställningar i både Starweb och Fortnox för att priserna skall stämma överens i båda systemen. Det är viktigt att man har koll på vilken prislista/prislistor ni använder i Starweb. Det finns olika varianter utav prislistor som heter Huvudprislista, Extraprislista, kundprislistor (ligger under huvudprislistan) och specifika Landsprislistor.

Använder ni enbart en prislista även kallad Huvudprislista så fyller ni i namnet ni önskar under "Benämning på Fortnox produktlista". Skall ni även lägga in extrapriser (rabatterat pris) framöver på dina produkter så behöver ni även ge den prislistan ett namn som sedan även behöver läggas in i Fortnox. När ni sparat prislistan så går ni in i Fortnox och lägger in din prislista där. (Se bild längre ner, vart ni hittar den inställningen i Fortnox).

Här finner du mer information om prislistor.

 

Ifall ni använder er utav kundunika prislistor, så behöver ni göra likadant för dessa prislistor i båda systemen. Se bild nedan. Var noga med att ni har lagt in priserna på produkterna för era prislistor, följ guiden här hur ni gör detta. 

Är ni klar med ovanstående så loggar ni in Fortnox och lägger till prislistorna även där. Ni finner inställningarna för prislistor i Fortnox vid Kugghjulet uppe till höger. Sök på prislista i sökrutan och välj Prislistor och enheter, se bild nedan hur det ser ut. Skriv in era namn på era prislistor under Prislistor. I kolumnen KOD lägger ni in förkortningen som ni angivit i Starweb. Se mitt bildexempel ovan där jag döpt min Huvudprislista till A i Starweb, som i Fortnox heter ordinarie prislista i Fortnox. Koden ni skall skriva in blir då A i Fortnox. Har ni fler prislistor så skall även dessa läggas in som sagt. Glöm inte spara!

 

 

FORTNOX FÖRSÄLJNINGSKONTO

a) Dessa inställningar måste fyllas i Starweb för att era ordrar skall kunna synkas över med rätt information till Fortnox. Här behöver ni lägga in era kontonummer ni angivit i Fortnox för Försäljning av vara. I Fortnox Affärssystem så klickar ni på kugghjulet och välj fakturering ->Kontoplan -> Register - Kontoplan och sök sedan på Försäljning i sökrutan, se bilderna nedan. Om ni inte hittar ett momskonto som är lämpad för era varor (moms 25%, 12%, 6% och övriga länder) så skapar ni dem. Notera vilka kontonummer ni har lagt in i Fortnox och lägg sedan in detta i Starweb under Fortnox Affärssystem - Fortnox försäljningkonto. 

b) När ni fyllt i kontonummerna i Starweb så tryck på Spara knappen längst ner innan ni lämnar sidan!

c) För att synkningen skall sätta igång direkt så behöver ni nu klicka på knappen “Överför” som finns under rubriken Fortnox integration vald styrande system i Starweb. Får ni felmeddelande så kontakta support på Starweb och förklara vilket felmeddelande ni fick.

Därefter så skall ni uppdatera informationen under Betalsätt och Fraktsätt enligt nedan.

 

BETALSÄTT OCH FRAKTSÄTT

Om ni önskar att föra statistik på era frakt- och betalsätt behöver ni ställa in dessa i båda systemen. Om ni har skapat era betalsätt i Starweb så loggar ni in i Fortnox och går till Register - Artiklar, se bild endan. Skapa en ny artikel som ni döper till ert/era betalsätt (tex Faktura eller Klarna beroende vad ni erbjuder för betalsätt till era kunder) och notera vilket artikelnummer som ni gav den, se första bilden här under. (artikelnumret skall ni sedan lägga in i Starweb under Inställningar - Betalsätt - i rutan "Artikelnummer i affärssystem"), se andra bilden här under.

Fortnox - Register - Artiklar

Starweb - Inställningar - Betalsätt

Fortnox - Betalsätt och betalningsvillkor

Nästa steg är att plocka fram eller skapa ett nytt betalningsvillkor i Fortnox som du skall sedan ange i rutan Fortnox betalningsvillkor-kod i Starweb (se bilden ovan). Detta är inget tvång för er bokföring eller för att kopplingen skall fungera mellan systemen. Anledningen att man lägger in detta är att den informationen följer med på ordern till Fortnox. Önskar ni använda det så följ nedan information.

Klicka på kugghjulet i Fortnox och sök på Betalsätt så kommer ni se Betalsätt och betalningsvillkor. Här hämtar ni ut koden för det betalningsättsvillkor som ni skall använda eller skapar ni nya som ni önskar använda. (Det kan vara olika för varje betalsätt om man har mer än ett betalsätt).

Ni behöver se till så att ni även lägger in alla era betalsätt i Fortnox som ni använder i Starweb. Har ni tex betalsättet Faktura och Klarna Checkoutv3 så behöver dessa läggas in även i Fortnox som ett betalsätt. Ni skapar dvs ett betalsätt med ett passande namn som Faktura och KCOv3 osv som på bilden nedan visar och väljer vilket konto som används för detta.

Notera betalningsvillkorskoden från Fortnox som du skall sedan lägger in i Starweb under betalsättet. Upprepa ovanstående för alla era betalsätt. Därefter är ni klara med betalsätten.

Leveranssätt och leveransvillkor

Fraktsätten behöver också ställas in i båda systemen. Börja med att skapa era fraktsätt i Starweb därefter så behöver ni skapa ett artikelnummer för ert/era fraktsätt i Fortnox. Följ mina tidigare instruktioner ovan för hur du gjorde med dina betalsätt. (rubrik Fortnox - Register - Artiklar).

När du skapat ett artikelnummer för era fraktsätt så skall du nu hitta koden för leveransvillkor i Fortnox. Gå till kugghjulet - sök på Leveranssätt. Se vilken kod du har för ditt fraktsätt under Leveransvillkor eller skapar du ett nytt. 

Nu skall du lägga in koden för leveransvillkoren i Starweb. Klicka på Inställningar - Fraktsätt - välj ditt fraktsätt - Skrolla ner till du ser knappen "Visa fler godsinställningar" och klicka på den. Där finner du rutorna där du behöver lägga in artikelnummer samt koden för leveransvillkorskod som du skapat i Fortnox. När du lagt in detta för alla era fraktsätt i Starweb så är du färdig med dina inställningar för Betalsätt och Fraktsätt.

1. När ni ser att alla produkter är synkroniserade så gå in och gör en testorder i webbutiken. Om synkroniseringen fungerar som den skall så kommer ordern bli grönmarkerad i kolumnen Status i Starweb. Gå gärna sedan in och kolla i Fortnox Affärssystem och kontrollera så att ordern eller fakturan även dykt upp där med rätt uppgifter. 

1. Prova gärna att ändra på ordern och se så att informationen uppdateras på ordern/fakturan i Fortnox.
2. Fungerar allt enligt ovan, så är ni klara med installationen!

6. Övrig information

ORDERN EJ SYNKATS ÖVER TILL FORTNOX

Skulle ordern utav någon anledning ej synkats över till Fortnox så kan ni själva gå in manuellt på ordern i Starweb. Klicka på " Skicka till affärssystem" under Status. Om ordern fortfarande inte blir grön på orderlistan som på bilden ovan, så ta kontakt med support på Starweb och be dem kontrollera varför.

 

Bekräftelse på att ordern är behandlad och synkad till Fortnox kan ni se under Status- Externt ordernr xxx (Fortnox)

 

FLERA LAGERSTÄLLEN

Om ni vill använda er utav flera lagerställen i Starweb så stödjer även Fortnox det men då behöver ni köpa till Fortnox licensen för lagermodulen. Hur ni hanterar det kan ni läsa mer om i vår andra artikel Flera lagerställen.

VIKTIGT! När ni skall använda flera lagerställen måste ni skapa båda lagerställena i båda systemen eller ha dem avstängda i båda. Det kommer inte fungera ifall det är olika antal i systemen. Se bild 1 nedan.

Skulle ni endast vilja visa ett lagerställe ut mot kunderna i webbutiken så hanterar ni det inne på produkten. Se bild 2 nedan.

Bild 2

 

MOMS, DECIMALER OCH AVRUNDNING AV ERA PRISER

Moms

För att priserna skall stämma överens med varandra i båda systemen samt visas korrekt ut mot kunder i butiken så beror det på era inställningar som gjorts i båda systemen. I Starweb så finner du dessa inställningar under Inställningar - Valuta och prislistor. Börja med att kontrollera så ni använder rätt Basinställningar för moms - Standardmoms som skall gälla för de flesta artiklars moms. Om ni säljer mest varor med 12% så ändrar ni standardmomsen. (OBS ändrar ni detta så kommer alla priser justeras på era varor som ni lagt in.) Momsen för era betalsätt och fraktsätt behöver vara samma moms. Säljer ni även varor för andra länder som ej har samma moms som tex Norge så ställer ni in det även här.

 

Produktspecifik moms

Om ni säljer varor som har olika momssatser så hanterar ni detta i FORTNOX när fortnox är styrande system. 
När Starweb är det styrande systemet så finns det ingen automatisk mappning av produktspecifik moms utan detta måste göras i båda systemen. 

Prislistor

Denna sektionen så behöver ni känna till vad de olika inställningarna innebär så det inte blir fel. Rutan "Visa priser inkl. moms" är endast hur priserna kommer att visas utåt era kunder och kommer inte påverka priserna ordrarna som synkas över till Fortnox. Däremot Rutan "Ange produktpriser i admin inkl. moms" är det priset som ni har skrivit in på artiklarna i admin i Starweb och det är det priset som skickas över till Fortnox. Så har ni valt att Fortnox är det styrande systemet och har valt att lägga in era priser är exkl moms i Fortnox så väljer ni "Nej" i denna rutan.

Är Starweb styrande och ni har ställt in att priserna i Fortnox är exkl moms som är standard i Fortnox så behöver ni välja samma inställning i Starweb för rutan "Ange produktpriser i admin inkl. moms" dvs Nej. 

Annan viktig information som kan vara bra att känna till att om ni exporterar ut eller importerar in priser så hanteras priset som exkl moms. 

Omvandling

I dessa fält så anger du om ni önskar visa era priser med eller utan decimaler ut mot kunden. Om ni ej väljer att använda några decimaler så kommer butiken automatiskt avrunda priset ut mot kund till närmaste helkrona. 

För att få en bättre uppfattning så tar vi ett exempel. Låt säga att vi ställer in basmomsen på 25%, "Ange produktriser i admin" exkl moms som bilden ovan och valt att ej använda några Decimaler för Huvudprislistan se bild 1 nedan.

Om vi sätter priset 1 967,55SEK på en vara med ovannämnda inställningar så kommer priset ut mot kunden visas 2459SEK (inkl moms 2 459,44SEK ) men eftersom inställningen är utan decimaler så avrundar systemet det till närmste heltal som är 2459SEK. 

Hade jag istället velat att kunderna ser det riktiga priset med två decimaler så ändrar jag i kolumnen "Decimaler" till 2 istället för 0.

Det är nu viktigt att kontrollera så  Fortnox har samma inställning för att inte orderbeloppen skall bli olika. I Fortnox Affärssystem under kugghjulet så väljer ni fakturering och skriver sedan öresutjämning i sökrutan och väljer där Registervy, så ställer ni hur ni önskar det skall vara, se bild 2 nedan.

Bild 1

Bild 2

 

Räkenskapsår

För att undvika problem så är det viktigt att ni har ställt in i Fortnox att "Skapa räkenskapsår automatiskt". Detta gör ni i Fortnox genom att gå in under kugghjulet - välj FAKTURERING - välj Räkenskapsår och där bockar ni i JA. Dubbelkolla detta i Fortnox så att detta verkligen fungerar i början av ett nytt år annars kan det uppstå problem som tex att priser inte uppdateras på artiklarna i Fortnox. Se bild nedan från Fortnox vart du hittar denna inställning.