I denna artikel kommer vi att gå igenom integrationen Ongoing och vad som kan vara bra att tänka på.
Denna sidan täcker följande ämnen:
Hur fungerar integrationen med e-handeln?
Integrationen effektiviserar hanteringen från order till leverans och minimerar behovet av manuellt arbete. Direktintegrationen mellan Starweb och Ongoing ger stor flexibilitet och återrapportering direkt till webbutiken, oavsett om ni har ett affärssystem eller ej.
När ordern skickas från Ongoing, uppdateras även ordern i Starweb och kunden får ett meddelande per e-post. Meddelandet innehåller även en faktura eller kvitto (exempelvis vid kortbetalning).
Hur ser orderflödet ut?
Kunden lägger en order i Starweb e-handel, vilken överförs omedelbart till Ongoing för plockning. Vid plockning låses ordern i både Starweb och Ongoing. Därefter gör TPL utskrift av plocklista och följesedel från Ongoing.
När ordern är färdigplockad skickas kund- och orderuppgifter vidare till TA-systemet (till exempel Unifaun) från Ongoing. TA-systemet skriver ut frakthandlingar och adressetikett som fästs på paketet. Därefter meddelas transportören att hämta paketet, och kunden får automatiskt ett meddelande per e-post eller SMS och kan följa sitt paket.
Om ändringar sker på ordern i Ongoing justeras lagersaldot i Starweb och slutkunden meddelas att ordern har skickats (samt eventuell faktura/kvitto).
I både Starweb och Ongoing syns statistik över levererade order.
Vilken information överförs från Ongoing till Starweb?
Aktuellt lagersaldo på produkter efter order levererats eller dellevererats överförs automatiskt till Starweb.
Förändringar på orderrader som nya, justerade och borttagna orderrader överförs automatiskt till Starweb.
Förändrad orderstatus på varje order som görs i Ongoing överförs automatiskt till Starweb.
Går det att använda Ongoing via affärssystem?
Ja, det går bra att använda ert affärssystems Ongoing-integration, om de har byggt en sådan. Då får man dock inte den automation på orderflödet finns inbyggt i Starweb.
Ordern skickas då först till affärssystemet, sedan vidare till Ongoing. När ordern i Ongoing är skickad ska därefter ordern godkännas manuellt i Starweb (så att kunden får sitt ordermejl/faktura).
Ongoing har egna integrationer till affärssystemen Fortnox, Specter, Visma Administration, Visma eEkonomi och Mamut.
Vilket TA-system finns?
Ongoing har integrationer till flera transportadministrativa system (TA) för att på ett smidigt sätt boka frakter för leveranser som ska skickas från lagret.
Ongoing har stöd för Unifaun, Consignor, KSD – Edicom, Logistra – Cargonizer, fleet101 – K2 och Locus – TDXLog.
Er TPL använder säkerligen redan ett TA-system för transportbokning.
Kan jag jobba med ordersläpp?
Ja, alla nya ordrar i Starweb blir automatiskt ”Mottagen”, samtidigt skapas order omedelbart i Ongoing som ”Öppen-OK” (om produkterna finns i lager) eller ”Öppen-Restad” (om produkter ej finns i lager).
Om ni gör ordersläpp t.ex. kl 07 samt kl 13 markerar ni vid dessa tidpunkter samtliga godkända ordrar och ändrar orderstatus till ”Plockning” i Starweb. Då ändras order även till ”Plockning” i Ongoing. Även omvänt ifall Ongoing ändrar till ”Plockning” så uppdateras order i Starweb.
Det ger er möjlighet att justera order före de plockas.
Hur hanteras returer?
Returflödet kommer ni överens om med er TPL. Ibland ser flödet ut så här:
- Vid retur står er TPL som avsändare, t.ex. om ordern ej är uthämtad. Er TPL mejlar då er och anger orsak om det är känt. Därefter tar ni kontakt med slutkund.
- Vid ångerköp gör er TPL en ny inleverans (i inköpspriser > inleverans > med retur i kryssat), och lagersaldot uppdateras. Ni återbetalar pengarna till slutkund.
- Vid reklamation varierar det utifrån avtalet med er TPL. Kanske vill ni bara ha information, medan andra handlare vill ha mer, t.ex. registrera reklamationen i affärssystemet.
Gå till:
Ongoing > Order > Orderlista > Utökade funktioner > Returnera > Returnera/Retur
Tänk på att ha välplanerade rutiner för returhantering för att undvika överraskningar. Negativa upplevelser kan spridas snabbt i sociala medier. Läs Ongoings manual för detaljer kring hur kundreturer hanteras bäst.
Hur ser orderflödet ut?
Kunden lägger en order i Starweb e-handel, vilken överförs omedelbart till Ongoing för plockning. Vid plockning låses ordern i både Starweb och Ongoing. Därefter gör TPL utskrift av plocklista och följesedel från Ongoing.
När ordern är färdigplockad skickas kund- och orderuppgifter vidare till TA-systemet (till exempel Unifaun) från Ongoing. TA-systemet skriver ut frakthandlingar och adressetikett som fästs på paketet. Därefter meddelas transportören att hämta paketet, och kunden får automatiskt ett meddelande per e-post eller SMS och kan följa sitt paket.
Om ändringar sker på ordern i Ongoing justeras lagersaldot i Starweb och slutkunden meddelas att ordern har skickats (samt eventuell faktura/kvitto).
I både Starweb och Ongoing syns statistik över levererade order.
Vilken information överförs från Starweb till Ongoing?
Nya order med kunduppgifter, adress- och leveransadress.
Produkter med produktnamn, artikelnummer, tillverkarens artikelnummer, EAN-kod, vikt etc.
Inköpsorderlista överförs smidigt med ett klick första gången till Ongoing, för initial inleverans av nya produkter och lagersaldon. Det sparar er TPL många onödiga arbetstimmar!
Förändringar på orderrader som nya, justerade och borttagna orderrader överförs automatiskt till Ongoing.
Förändrad orderstatus på varje order som görs i Starweb överförs automatiskt till Ongoing (vid vissa orderstatus låses ordern i Starweb så att man inte kan ändra en order från två håll samtidigt).
Hur kommer man igång?
Börja med att hitta rätt TPL-företag som ni vill jobba med, och ta kontakt. Er valda TPL har avtal med Ongoing. Starweb samarbetar även med flera TPL-företag och ni kan givetvis välja vilket TPL-företag som helst som använder Ongoing.
Alla TPL jobbar på sitt sätt. Kom överens om vem som hanterar vad och om det finns möjlighet att nyttja kringtjänster som emballageinköp, fraktavtal, inventering etc.
Kom överens om rutiner för inleveranser och för returhantering. Glöm inte att uppdatera returinstruktionerna i webbutiken.
Vem hanterar inköp?
Inköpsorder görs av handlaren, det vill säga det är ni som beställer nya varor (inte er TPL). Ni anger då förväntat leveransdatum i Ongoing.
Sedan godkänner er TPL inleveransen och ber er att logga in i kundvyn i Ongoing för mer information. Det kan finnas avvikelser såsom över/underleverans.
Gå till:
Ongoing > Inköpspriser > inleverans
Vad händer om man raderar en produkt i Starweb?
I vissa fall vill man radera en produkt i Starweb, exempelvis om den är utgången och aldrig kommer tillbaka. Ongoing API saknar dock stöd för att radera eller inaktivera produkter. Man kan då välja att låta gamla produkter ligga kvar i Ongoing, med 0 st i lager, om man accepterar att de produkterna visas som 0 st vid inventering.
Alternativt kan produkterna raderas manuellt i kundvyn i Ongoing, eller genom att mejla er TPL vilka artikelnummer det gäller, som ordnar det mot betalning.
Teknisk guide - att tänka på:
För att automatiskt koppla rätt fraktsätt mellan Starweb och Ongoing anger man ”Ongoings transportleverantörskod” samt ”Ongoings transportsättskod” för varje fraktsätt.
Till exempel har Schenker Parcel transportleverantörskod=SBTL och transportsättskod=BPA. Ni hittar transportföretagskoderna i: Ongoing > Register > Transportföretag.
Alla orderstatusar i Ongoing måste manuellt matchas i Starweb, och orderstatus-id måste anges för varje orderstatus för att hålla Ongoing och Starweb synkroniserade.
Om det redan finns en integration mellan Ongoing > ert affärssystem > Starweb så behöver den stängas av, så att inte flera system ansvarar för lagret. Starweb måste vara det styrande systemet. Till exempel: Ongoing < Starweb > Fortnox
Ongoing behöver ge API-rättigheter för att kunna uppdatera en order fram tills ordern får status ”Skickad”.
Om ni har använt Ongoing tidigare, tänk på att första gången Ongoing aktiveras i Starweb synkas befintliga order mellan systemen (om det finns gamla order i Ongoing). Starweb hämtar då orderstatus från Ongoing, vilket innebär att alla order i Starweb som har orderstatus ”Mottagen” kommer att bli ”Behandlad” om de finns i Ongoing och har orderstatus ”Skickad”. Det kan resultera i att hundratals mejl skickas ut till era kunder. Rensa förslagsvis ut äldre order i Ongoing före det aktiveras i Starweb.
Kommentarer
0 kommentarer