Import/Export - Produkter och kunder

Det skall vara enkelt att komma åt och exportera sin data. Därför har vi valt att alla butiksstorlekar kan exportera produkter och kunder. Detta gör man enkelt med några knapptryck som vi går in mer på detalj lite längre ner.

 

Vad vi kommer gå igenom i denna artikel

  1. Import av Produkter
    1. Allmänt
    2. Tillgängliga produktfält
    3. Innehåll (Extra information)
    4. Kategorier
    5. Bildnamn
    6. Prislistor
    7. Relaterade produkter
    8. Produkttaggar
    9. Hur man importerar steg för steg
    10. Avancerade inställningar 
  2. Export av Produkter
    1. Export av produkttaggar
  3. Import av Rabattkoder
    1. Exempelfil
  4. Import av Kunder
    1. Tillgängliga fält vid import
    2. Skicka återställnings mail till importerade kunder
  5. Exportera Kunder

 

Import av Produkter

Allmänt

Starwebs importverktyg stödjer filer i formatet CSV ( Comma Separated Value) med följande textkodning: UTF-8, ISO-8859-1, ISO-8859-15 samt Windows 1252.

Tillgängliga produktfält

Artikelnr Tillåtna tecken är A-Z, a-z, 0-9, ., _ & -.
Namn Detta fält är obligatoriskt vid nya produkter
Kort sammanfattning  
Lång beskrivning  
Sidans titel SEO
Sidans beskrivning SEO
Pris Hur detta importeras beror på inställningen för pris under Inställningar -> Pris och prislistor -> Ange produktpriser i admin inkl.moms
Moms Anges utan % och i heltal ex. 6,12 eller 25
Extrapris  
Inköpspris  
Vikt Anges per kilo ex, 0,5 eller 2
EAN (European Article Number)  
Tillverkarens artikelnr  
Antal i lager  
Innehåll (Extra information) En kolumn per extra fält. Läs mer här
Kategorier Skiljs med | och underkategorier med /
Tillverkare  
Läs mer-länk  
Bildnamn Skiljs med | ex bild1.jpg|bild2.jpg
Relaterade produkter Relaterade produkters artikelnummer separerade med | ex 100|150|400

 

Innehåll (extra information)

För att det skall vara möjligt att importera värden till de extra informationsfälten så måste de först skapas. Enklaste är att gå in på en produkt, skrolla ner till Logistik och där skapa era fält. Vid import så anger man vilken kolumn i filen som skall kopplas till vilket fält.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._10.52.35.png

 

Kategorier

Det går bra att skapa en eller flera kategorier när man importerar sin produktfil. För att importera till flera kategorier så separerar du dem med |-tecknet.

Exempel: Kategori1|Kategori2

I ovan exempel så vid import så kommer produkten synas i både Kategori1 och Kategori2.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._10.59.23.png

Om du vill placera en produkt i en underkategori måste du skriva hela kategorivägen,
separerat med /-tecknet.

Obs Om man använder \-tecknet så kommer det tolkas som ett tecken i namnet för kategorin. Så se till att det är ett /-tecken som ni använder.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.01.52.png

I ovan exempel så kommer produkten synas i Kategori2 som är underkategori till Kategori1.
Om ni vid import väljer att skapa kategorier om dem inte redan finns så kommer hela strukturen skapas. Enligt ovan så kommer då Kategori1 bli huvudkategori och Kategori2 blir underkategori.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.04.16.png

 

Bildnamn

Det går bra att koppla en eller flera bilder till en produkt med hjälp av importverktyget. För att
koppla flera bilder separerar du dem med |-tecknet.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.07.16.png

I exemplet ovan kommer bilderna Bil.jpg och Tåg.jpg kopplas till produkten.
Tänk på att bilderna måste vara uppladdade i webbutiken innan importverktyget kan koppla ihop dem med en produkt. Du laddar upp dem genom att gå in på Utseende -> Mediabibliotek.

 

Prislistor (Ingår i Platinum men kan köpas till som tillbehör (Läs mer här)

Det går enkelt att importera en eller flera prislistor med hjälp av importverktyget. Varje
prislista ska ha sin egna kolumn in importfilen.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.11.51.png

I exemplet ovan är alltså kolumn G och kolumn H två olika prislistor (Prislista ÅF 1 och
Prislista ÅF 2)

När du importerar importfilen väljer du vilken kolumn som tillhör vilken prislista

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.12.38.png

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._11.13.00.png

 

Relaterade produkter

För att enkelt kunna koppla ihop relaterade produkter så kan du importera det via en CSV fil. Det du skall tänka på är att när du skriver in de relaterade produkterna så är det produkternas art.nr som skall skrivas in. Om det finns fler än en relaterad produkt så skiljer du dem med | -tecknet.

Exempel: 100|200|450

Ska_rmavbild_2020-08-18_kl._14.48.33.png

I vårt exempel ovan så kommer vald produkt få följande art.nr kopplad till sig som relaterade produkter: 100, 200 och 450 (se kolumn D)

Produkttaggar

När man skall importera produkttaggar så finns det två sätt man kan göra detta på. Det enklaste sättet är att först skapa en produkt och koppla era taggar (grupper) på den. Gör sedan en export för att se hur strukturen skall vara (kolumn titeln). Andra sättet är att manuellt skriva in kolumn titeln direkt i filen. Nackdelen med att göra det är att importen är väldigt strikt med hur det skall vara. Man kan inte själv mappa upp och välja vart kolumnen skall importeras till. Utan detta gör importen själv när du laddat in filen. Det räcker alltså med ett litet fel och importen känner inte igen vart informationen skall kopplas till. 

Strukturen för kolumn titeln måste vara: Tag group (*språk*) - *grupp namn*

Exempel:Tag group (sv) - Utomhuslek

export_template_tag_columns.png

OBS! Ganska vanligt fel om man använder LibreOffice är att - blir ett "dubbelstrek" och därmed tolkas som ett helt annat tecken. Detta om man editerar kolumn titeln. Om ni vid import inte får en mappning så kolla så att - är ett korrekt bindestreck. Annars se det ut som nedan. Gruppen Utomhuslek kan inte kopplas. 

*Detta verkar inte hända i Microsoft Excel

import_tag_error_double_bind_mark.png

import_tag_columns_error_libre_office_bindmark.png

När ni har filen redo med era tagg grupper (kolumner) så är det bara att börja lägga in era taggar. Det man skall tänka på är att importen inte kan skapa grupper utan endast taggarna (värden).

Lägg enkelt in era taggar i kolumnen och på den rad som er valda produkt är, se gärna denna bild.
Kollar vi kolumnen V så kan vi se 6-12 Månader och sedan 1-3 år. Har man flera taggar så skiljer man dem med | -tecknet. Detta så att importen skall veta att det är en ny tagg och inte en och samma.

Ni kan lägga in hur många ni vill. Är taggen redan skapad i admin så kommer den bara läggas till. Om den inte redan finns så kommer den skapas vid import. Tänk på att det ni importerar är det som kommer kopplas. Det vill säga, om ni redan har en annan tagg kopplad till produkten men den finns inte i filen. Då kommer den kopplas bort. Taggen raderas inte från admin, men kommer inte synas på just den produkten. 

Dett finns ingen begränsning på hur många taggar som ni kan lägga till eller koppla vid en och samma import. Vi rekommenderar dock att man börjar med några få för att se så det fungerar som man tänkt.

 

Hur man importerar steg för steg

Det är rekommenderat att läsa avsnittet Tillgängliga produktfält innan du genomför en
import.

  1. För att importera produkter går du via Inställningar > Importera.
    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.48.10.png
  2. Välj Produkter.
    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.49.58.png
  3. Klicka på knappen Välj fil och välj importfil.
    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.50.37.png
  4. Om den första raden i din importfil inte innehåller rubriker, klickar du "Av" på
    inställningen Första raden innehåller rubriker.
    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.51.24.png
    Bilden nedan visar en importfil som innehåller rubrikerna Namn, Kort beskrivning och
    Artikelnummer.

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.55.45.png

  5. Om du vill skapa nya kategorier eller tillverkare aktiverar du "Om produkterna du
    importerar har kategorier eller tillverkare som inte redan existerar i webbutiken så
    skapa dessa automatiskt".

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.56.37.png

    Läs mer om kategoriimport i avsnittet Kategorier.
  6. Om importfilen innehåller bildnamn som du vill koppla till produkten kan du aktivera
    funktionen "Matcha & ersätt produktbilder via bildnamnen i filen".

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.57.32.png

    Läs mer om import av bildnamn i avsnittet Bildnamn.
  7. Klicka sen på fliken Avancerade inställningar och verifiera att dessa stämmer med din
    fil. Gå till avsnittet Avancerade inställningar i denna artikel om du är osäker på
    inställningarna

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.00.05.png
  8. Klicka på knappen Ladda upp och förhandsgranska längst ned till höger.
  9. I förhandsgranskaren kopplar du ihop de olika kolumnerna i filen mot respektive fält i
    Starweb. Detta gör du genom att välja vilket fält kolumnen representerar i rullistan.
    T.ex. i bilden nedan innehåller den första kolumnen produktnamn därför har jag valt
    "Namn" i rullistan.

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.01.41.png

  10. Om förhandsgranskar ser ut såhär, all produktdata i samma kolumn:

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.02.40.png

    Beror detta med all sannolikhet på att Fältavgränsartecken under Avancerade
    inställningar inte stämmer överens med fältavgränsartecknet i importfilen.

    Läs mer under avsnittet Avancerade inställningar hur du löser detta.
  11. Efter du kopplat ihop alla fält som ska importeras så klicka du sen på knappen Importera längst ned till höger på sidan. När importen sedan är klar så kommer du få ett mail samt en notifikation uppe till höger i admin (klockan). 

    Om alla gått bra så kommer det stå att importen slutfördes utan problem. Om problem uppstod under importen så kommer där finnas en länk till en fellogg. Du kan då öppna den och se vad för fel som inträffade samt vilken rad som det hände på. Ett vanligt fel kan vara felaktigt artikelnummer eller att kolumnen innehåller fler tecken än vad som tillåts.

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._14.41.27.png

 

Avancerade inställningar

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.00.05.png

Filens textkodning

Filens textkodning styr hur importverktyget ska läsa tecken så som åäö. De textkodningar som importverktyget stödjer är:

  • UTF-8
  • ISO-8859-1
  • ISO-8859-15
  • Windows-1252

Om filens textkodning är annorlunda än den som är vald i importverktyget kommer åäö bli felaktiga vid import. Detta märker du i förhandsgranskaren, om å,ä eller ö inte formaterats korrekt har filen en annan textkodning än den som är inställd.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.10.39.png

Om du är osäker på vilken textkodning som gäller för din fil är det rekommenderat att prova alla
fyra i listan under Avancerade inställningar tills åäö formaterats korrekt i förhandsgranskaren.

Fältavgränsartecken

Fältavgränsartecken är det som styr hur importverktyget ska dela upp varje kolumn. Beroende på
vilket program du använt för att skapa importfilen kan fältavgränsartecknet skilja. Om du i
förhandsgranskar ser all information i en kolumn istället för fler har importfilen ett annat
fältavgränsartecken än vad som är inställt.

Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._15.02.40.png

Om du är osäker på vilket fältavgränsartecken din importfil har är det rekommenderat att prova
alla fyra i listan tills dess att kolumnerna visas korrekt i förhandsgranskaren.

Om du exporterat importfilen från webbutiken är fältavgränsartecknet komma ( , ) om du skapat
filen via Excel är det semikolon ( ; ).

Omslutningstecken

Omslutningstecken är det som styr hur importverktyget läser av varje cell. Detta är generellt inget
du behöver ändra på utan det hanteras automatiskt av importverktyget.

Escapetecken

Escapetecken är det som styr hur importverktyget ska läsa av speciella tecken i din importfil som
t.ex. komma ( , ), semikolon ( ; ) etc. Generellt är detta inget du behöver ändra på utan det hanteras automatiskt av importverktyget.

OBS: Tänk på att priserna i filen kommer importeras med samma inställning som ni har för priserna i admin (Inställningar -> Valuta och prislista). Det vill säga om ni anger priserna i admin med inkl.moms så kommer priserna i filen också hanteras och sparas på samma sätt.

Export av Produkter

Man kan enkelt exportera alla sina produkter oavsett butiksstorlek. Samtliga exportfiler blir i formatet CSV. För att exporterar gör du följande

  1. Gå in på Produkter -> Produkter
  2. Markera den eller de produkter som ni vill exportera genom att bocka i rutan ute till vänster.

    Ska_rmavbild_2019-02-01_kl._08.05.21.png
  3. Klicka sedan på "ändra markerade" som ni hittar precis ovanför produktlistan.

    Ska_rmavbild_2019-02-01_kl._08.06.26.png
  4. Klicka sedan på knappen "exportera".

    Ska_rmavbild_2019-02-01_kl._08.11.20.png
  5. När du klickat på Exportera så får du valet att välja vilken data/information som skall exporteras. Klicka i de som du vill exportera och klicka sedan på Ladda ner (syns nere till höger).

    Ska_rmavbild_2019-02-01_kl._08.17.59.png

    Ska_rmavbild_2019-02-01_kl._08.18.37.png
  6. Nu kommer ni ladda ner de valda produkterna till en CSV fil som sparas på er dator.

OBS: Exporterade priser är alltid exkl.moms. Så tänk på att justera priserna i filen till det som ni anger i admin. T.ex anger ni priserna i admin som inkl.moms så behöver man antingen ställa om att det anges exkl.moms innan ni importerar eller justera priserna i filen så de är inkl.moms. 

 

Export av produkttaggar

För att exportera ut taggar så behöver du skrolla hela vägen ner, klicka på Taggar och aktivera det. Er export kommer då innehålla både grupper och taggar på alla valda pårodukter och de som har taggar kopplade.

activate_tag_export.png

 

 

Import av Rabattkoder

Rabattillbehöret ingår i Plusbutiken och uppåt. Det kan också läggas till som extra tillbehör mot en kostnad på 95kr/mån. Läs gärna mer om det här

Tanken är att om du har flera rabattkoder och vill göra det så effektivt som möjligt så finns möjligheten att importera alla på en och samma gång.

 

I denna länkade artikel kan ni läsa mer ingående hur man importerar rabattkoder: Import av rabattkoder

Exempelfil

Om du vill ha en exempelfil så kan du klicka här: Import av rabattkoder och sedan längst ner på sidan hittar du och kan ladda ner.

 

Import av Kunder

Precis som produkter och rabattkoder så kan man även importera kunder.

  1. Du importerar enkelt kunder genom att först ha din CSV fil färdig med namn, företagsnamn, adress osv.
  2. Gå sedan in på Inställningar -> Importera. Välj där kunder.
  3. Klicka sedan på "Välj fil" och välj din fil.
  4. När du valt filen så få du möjlighet att ange lite inställningar så som 
    1. Första raden innehåller rubrik
    2. Skapa automatiskt nya kundtaggar som finns angivna i importfilen
    3. Tagga importerade kunder
  5. Om du väljer att tagga importerade kunder så kan du direkt under vid "Namn på ny kundgrupp" välja vad som dessa kunderna skall kopplas mot. T.ex importerade.

    Ska_rmavbild_2019-01-25_kl._16.11.02.png

  6. Klicka sedan på Ladda upp och förhandsgranska
  7. När du förhandsgranskar så ställer du sedan in vilka kolumner som skall vara kopplade till de olika fälten för kunden. T.ex Namn skall vara kopplat till förnamn osv.
  8. Så fort du mappat klart de olika kolumnerna så väljer du att importera.
  9. När importen sedan är klar så kommer du får ett mail samt en notifikation (klockan uppe till höger). Om allt gått bra så kommer det stå "Importen genomfördes utan fel".

Du har nu importerat dina kunder och kan hitta dem under Kunder -> Kunder.

 

Tillgängliga fält vid import

Email Epostadress är obligatoriskt
NationalIdNo Person/Org.nr
LangCode Landskod, ex: sv = Sverige
Tags Taggar, ex: VIP, Bonuskund
Pricelist Prislista, ex: Återförsäljare (lämnas tom om huvudprislista skall användas)
invoiceAddress - CompanyName  
invoiceAddress - FirstName  
invoiceAddress - LastName  
invoiceAddress - CareOf  
invoiceAddress - Attention  
invoiceAddress - Reference   
invoiceAddress - Address   
invoiceAddress - PostalCode   
invoiceAddress - City   
invoiceAddress - State   
invoiceAddress - CountryCode  
invoiceAddress - PhoneNo  
invoiceAddress - MobilePhoneNo   
deliveryAddress - CompanyName   
deliveryAddress - FirstName   
deliveryAddress - LastName   
deliveryAddress - CareOf   
deliveryAddress - Attention   
deliveryAddress - Reference   
deliveryAddress - Address   
deliveryAddress - PostalCode   
deliveryAddress - City   
deliveryAddress - State   
deliveryAddress - CountryCode   
deliveryAddress - PhoneNo   
deliveryAddress - MobilePhoneNo   


Skicka återställnings mail till importerade kunder

När man importerat kunder så kan man välja att skicka dem ett mail med återställnings länk så de kan skapa sitt lösenord. Detta görs enkelt direkt i kundlistan.

  1. Gå till Kunder -> Kunder
  2. Om du valt vid import av kunder att tagga de importerade (läs mer om detta här) så kan du klicka på "sökverktyg" och där välja att visa kunder som taggats med det som du angav vid importen t.ex "importerade". Klicka sedan på sök.

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._08.12.55.png
  3. Markera alla eller de kunder som du vill skicka återställnings mail till och klicka sedan på "ändra markerade".
  4. Klicka sedan på "Skicka återställningsuppgifter".

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._08.15.24.png
  5. När du klickat på "skicka återställningsuppgifter" så får du ett meddelande ifall du verkligen vill skicka mail till de markerade kunderna. Här har du även en länk där du kan redigera mailet som skickas ut. Om du är osäker på vad som står i det så klicka på länken innan du skickar. Gör dina ändringar och gör sedan om ovan steg.
  6. Så fort du klickat på ok så skickas mail ut till de markerade kunderna. De får då ett mail med en länk för att skapa/sätta sitt egna lösenord till sitt konto.

 

Exportera kunder

Det kan finnas olika anledningar till att man vill exportera kunder och därför har vi gjort det så enkelt som möjligt för att göra detta. Filen exporteras ut i CSV format som enkelt kan öppnas i Excel eller andra program som hanterar CSV filer. Följ nedan enkla steg för att exportera ut en eller flera kunder från ditt register.

  1. Gå in på Kunder -> Kunder
  2. Markera en eller flera kunder och klicka sedan på "ändra markerade kunder".

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._09.08.57.png
  3. Klicka sedan på "Exportera till CSV".

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._09.09.54.png
  4. Du kommer nu till en sida där du kan välja vilka fält som skall inkluderas i exporten. Här kan du välja att ha med all information eller enbart vissa fält.

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._09.11.37.png
  5. När du klickat i alla fält som du vill ha med så klickar du på "ladda ner CSV-fil med X kunder".

    Ska_rmavbild_2019-01-28_kl._09.13.26.png
  6. Nu har du exportera ut den eller de kunder som du valde på steg 2.

Har ni några frågor eller om det är något som fattas i denna artikel så är det bara att kontakta vår support på chatt, mail eller telefon.

 

 

----------------

Behöver du hjälp så kontakta gärna vår support på mejl, chatt eller telefon
040 - 602 09 00 , support@starweb.se , starweb.se

Var denna artikel till hjälp?
2 av 4 tyckte detta var till hjälp